Kurzeinführung in das Programm

Erste Verordnung anlegen

Anmeldung

1. Bitte geben Sie Ihren Anmeldenamen und das Passwort ein. Nach erfolgter Anmeldung befinden Sie sich am Ausgangspunkt, in einer leeren Verordnung.

Anmeldungsfenster SmartVO Benutzername und Passworteingabe Physiotherapie Ergotherapie Logopädie Podologie Praxissoftware

Verordnung anlegen

Die Verordnung bildet die Basis. Ein Assistent führt durch die Verordnung und fordert im Frage-Antwort-Prinzip alle relevanten Daten ab. Er prüft nach dem jeweiligen Verordnungstyp bereits bei der Eingabe.

Der Assistent startet automatisch vor der Bearbeitung einer neuen Verordnung. Neue Verordnung → "Strg + N" oder über den Assistenten → "F5".

Zunächst werden Patient und Geschäftsvorfall ausgewählt. Die Auswahl des Geschäftsvorfalls ergibt sich aus den Einstellungen der Praxis und der/den hinterlegten Krankenkasse(-n) des Patienten. Möchten Sie beispielsweise eine Berufsgenossenschaftsverordnung anlegen, müssen Sie den entsprechenden Kostenträger vorab beim Patienten hinterlegen.

Neue Verordnung anlegen, Assistent starten, Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Podologie, Praxissoftware

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Patientenauswahl SmartVO, Patientenübersicht und Bearbeitung, Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Podologie, Praxissoftware

2. Wählen Sie den zu behandelnden Patienten der Verordnung aus. Befindet sich die entsprechende Person bereits in Ihrem System, finden Sie diese leicht mithilfe des oben erkennbaren Suchfelds. Neukunden werden mit "Hinzufügen" aufgenommen. Es öffnet sich ein Bearbeitungsfenster für die Personendaten. Die wichtigsten und unbedingt einzutragenden Daten sind der Name, Nachname, das Geburtsdatum, die Krankenversicherung und die KV-Nummer. Für Privatpatienten müssen außerdem die vollständigen Adressdaten erfasst werden. 

Patientendaten, Bearbeitung und Ergänzung von Daten, Krankenkasse, Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Podologie, Praxissoftware

3. Nach der Auswahl des Patienten öffnet sich ein Eingabefeld für das Verordnungsdatum.

Verordnungsdatum einer Behandlung auswählen, Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Podologie, Praxissoftware

4. Daraufhin kann die Verordnung nach Maßgabe des Regelfalls geprüft werden. Dafür müssen alle zutreffenden Felder angekreuzt werden. Im Falle einer Erstverordnung kann über den Button „OK“ oder mit „Enter“ weitergegangen werden.

Tipp: Um eines der Kontrollkästchen zu aktivieren, den Cursor zur entsprechenden Stelle bewegen und mit Eingabe der Leertaste auswählen.

Verordnungsart nach Heilmittelkatalog, Auswahl, Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Podologie, Praxissoftware

5. Dem schließt sich die Auswahl des Arztes an. Sollte der zutreffende Arzt noch nicht registriert sein, lässt er sich mit der Kombination „Strg + N“ neu anlegen. Aus der Datenbank wieder entfernt werden kann dieser nur, wenn noch keine Verordnungen zugewiesen sind.

Deutschlandweite Arztauswahl, Nationale Auswahl, Datenbearbeitung, Arzt, Ärzte, Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Podologie, Praxissoftware

6. Nach der Eingabe des spätesten Therapiebeginns schließt sich die Bestimmung des ICD-10-Codes an.

ICD-10 Code-Auswahl nach Heilmittelkatalog, Bearbeitung von Daten, Heilmittel, Spezifikation, Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Podologie, Praxissoftware

7. Danach wird der Indikationsschlüssel ausgewählt. Hierbei muss beachtet werden, dass das Programm zu jedem Indikationsschlüssel ein spezifisches Heilmittel anbietet. Abweichungen sind nicht zulässig.

Auswahl des Indikationsschlüssel nach dem Heilmittelkatalog, SmartVO, Spezifikation, Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Podologie, Praxissoftware

8. Das Heilmittel „KG“ (Krankengymnastik) wird auf den Indikationsschlüssel „WS2a“ verordnet.

Heilmittelauswahl des ersten Heilmittels nach Heilmittelkatalog, Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Podologie, Praxissoftware

9. Zuletzt öffnet sich der Terminassistent. Termine können über die Eingabe des Datums und des Therapeuten hinzugefügt werden, eine Bearbeitung im Anschluss ist möglich (der Terminassistent kann nach dem Anlegen der Verordnung mit F5 aufgerufen werden). Alternativ können Sie auch den Kalender nutzen, um Termine festzulegen. Klicken Sie auf das Kalender-Icon rechts in der Optionsleiste um diesen aufzurufen. (Mehr zur Nutzung des Kalenders erfahren Sie HIER.) Unter dem grünen Icon darunter kann einem ausgewählten Termin ein neuer Therapeut zugewiesen werden, wie im folgenden Beispiel sichtbar:

Terminassistent mit Behandlungsterminen und Therapeuten, Behandlungsterminierung, Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Podologie, Praxissoftware

Validierung

Auf die vollendete Erfassung einer Verordnung folgt eine automatische Validierung. Hierbei wird die Konformität der Verordnung mit dem Heilmittel z.B. anhand von Datenvollständigkeit, Regelfallprüfung, Mengenübereinstimmungen oder dergleichen geprüft. Eine zusätzliche Validierung kommt nur dann in Frage, wenn vergebene Termine vorliegen und weiterhin z.B.  Unterbrechungen zwischen Terminen vorliegen, der Behandlungszeitraum länger als 12 Wochen andauert oder mehrere Verordnungen an einem Tag für einen Patienten vorliegen. Eine Validierung kann nach Abschluss drei verschiedene Status haben:

  • 1. Fehlerfreie Verordnung

    1. Fehlerfreie Verordnung
    Sofern die Verordnung korrekt ist, färbt sich der Hintergrund blau. Die Validierung ist unterhalb der Verordnung klar sichtbar.
  • 2. Verordnung mit Hinweisen

    2. Verordnung mit Hinweisen
    Erscheint die Umrandung in gelb, bedeutet dies, dass Hinweise zur Verordnung vorliegen. Diese können relevant für die Abrechnung der Verordnung sein oder eher irrelevant. Die Entscheidung darüber obliegt dem Benutzer.
  • 3. Fehlerhafte Verordnung

    3. Fehlerhafte Verordnung
    Möglich ist genauso, dass die Verordnung fehlerhaft ist. In diesem Fall färbt sich die Umrandung rot und die Verordnung wird in keinem Fall von der Kasse bezahlt. Möglich ist hierbei zugleich, dass der Patient nicht heilbar ist oder der Behandlungsbeginn länger als 14 Tage überschritten wurde.

    Zahlungseingang erfassen

    Der Button für die Zahlungserfassung bei Privatpatienten und von Zuzahlungen befindet sich im Menüband der Verordnungsoberfläche und ist nur dann aktiv, wenn es sich bei der vorliegenden Verordnung um eine der beiden Varianten handelt (Patient zuzahlungspflichtig bzw. privat versichert). Es öffnet sich ein Dialogfenster, in welchem Sie sich entscheiden können, eine Zuzahlungsquittung oder eine Rechnung zu drucken. Des Weiteren können bzw. müssen Sie den Zahlungseingang über dieses Fenster erfassen. 

    Möchten Sie den Zahlungseingang über das vorherige Dialogfenster erfassen, wird automatisch folgende Auswahl geöffnet. Hier müssen sämtliche Daten bezüglich des Zahlungseingangs ausgefühlt werden. Mit einem Klick auf "OK" wird die Zahlung erfasst.

     

    Sie möchten mehr über die Verwaltung des Kassenbuchs erfahren? Bitte lesen Sie hierzu den Abschnitt Kassenbuch.


    Abrechnung

     

    Nach der Fertigstellung der Verordnung gilt es, diese abzurechen. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder wird die Taste „F12“ gedrückt und folglich die Verordnung abgerechnet oder in der Schaltfläche am oberen linken Bildrand muss „Abrechnen“ ausgewählt werden. Darunter findet sich die Option „Abrechnen“. Zu beachten ist, dass ein QR-Code ausgedruckt und aufgebracht werden muss, bevor die Belege zum Abrechnungszentrum Henara geschickt werden. Dafür wählen Sie im oberen Menüband unter Verordnungen „Druck“ aus. Im sich öffnenden Fenster ist die Option „QR-Code inkl. Taxierung“ verfügbar, jedoch erst, wenn die Verordnung im Voraus abgerechnet wurde. Haben Sie innerhalb der Programmeinstellungen "QR-Code automatisch drucken" aktiviert, müssen Sie diesen nicht separat ausdrucken.

    Abrechnung von Verordnungen über SmartVO, Abrechnung nach Heilmittelkatalog, Abrechnungszentrum, Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Podologie, Praxissoftware
    Druckvorlagen, Formulare und Vorlagen Druck, Taxierung, Behandlungsbescheinigung, Empfangsbestätigung, Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Podologie, Praxissoftware

    Das ausgedruckte Label auf den Taxierungsbereich kleben und fertig! Ihnen bleibt eine Menge Schreibarbeit erspart.

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