Der Terminplaner

Alle Termine auf einen Blick

Benutzeroberfläche und Funktionalität des Terminplaners werden stetig weiterentwickelt. Hier eine Übersicht der vorhandenen Funktionen:

Drag an Drop Terminvergabe

Darstellung von Terminen

Heilmitteln individuelle Farben zuordnen

Detailpanel

Serientermine

Terminanlage für Dauerpatienten

Sperrzeiten und Freitermine

Therapeuten ein- und ausblenden

Vor- und Nachbereitungszeiten

Reservierte Zeiten

Arbeitszeiten für Therapeuten

Termine finden und Wartezeiten

Selbstzahler anlegen und verbuchen

Termin - Vorschlagsassistent

Smarte Warteliste

NEU

Darstellung der Funktionen des Terminkalenders

Kalenderübersicht mit Erläuterung, Kalender, Terminierung, Termine, Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Podologie, Praxissoftware

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Terminvergabe per Drag & Drop

 Öffnen Sie bitte im Bereich „Praxis“ den Kalender/Terminplaner oder klicken Sie in einer Verordnung in der Kachel "Therapien" das Kalendersymbol an.

In der Symbolleiste des Kalenders befindet sich der Button „Neue Verordnung“. Dieser dient dazu, z.B. bei telefonischer Terminvereinbarung eine Verordnung direkt vom Kalender ausgehend anzulegen. Der nachfolgende Schnellanlagedialog ermöglicht Ihnen die Eingabe des Patienten, der Heilmittel, des Verordnungsdatums und der -menge. Die Termine erscheinen daraufhin rot unterlegt in der  Zwischenablage in der Zwischenablage (unterer, grau hinterlegter Bereich). 

Um einen Termin zu vergeben, ist dieser mit der linken Maustaste anzuklicken, zu halten und in den gewünschten Bereich zu ziehen. Nach der Vergabe sind Änderungen jederzeit per Drag & Drop leicht zu handhaben.

Mit Linksklick auf einen Behandlungstermin und anschließend auf "Verordnung öffnen" gelangen Sie direkt in die entsprechende Verordnung. Diese kann zu jedem gewünschten Zeitpunkt mithilfe des Verordnungsassistenten (F5-Taste) vervollständigt werden. Nach Vervollständigung der Verordnung erhalten die Behandlungstermine ihre heilmittelabhängige Färbung (siehe Termindarstellung).

 

In voller Größe finden Sie das Video auf unserem YouTube-Channel.


Darstellung von Terminen

Je nach Heilmittel werden Therapietermine in verschiedenen Farben dargestellt. Termine aus unvollständigen Verordnungen sind rot gekennzeichnet. Findet ein Therapietermin im Hausbesuch statt, so ist die Termindarstellung blau markiert, womit schnell nachzuvollziehen ist, wann ein Therapeut bedingt durch Hausbesuche nicht in der Praxis ist.

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Neben dem Namen der Patienten lässt sich das Heilmittelkürzel in der Termindarstellung ablesen. So auch die Behandlungsnummer sowie Zuzahlungs- und Teilnahmestatus. Mit einem Mausklick auf den Termin werden zudem alle zur Verordnung gehörenden Termine rechts in den Details zur Verordnung aufgelistet. Mit nur einem Mausklick lassen sich alle dort gelisteten Termin finden. Darüber hinaus lässt sich hier mittels einer Schaltfläche die zugehörige Verordnung sofort aufrufen und weitere hinterlegte Verordnungen des Patienten können aufgerufen werden.

 

Klicken Sie auf einen Termin, erscheinen, je nach den Eigenschaften der Verordnung, Symbole über dem angeklickten Eintrag. Mithilfe der beiden linken Buttons können Sie markieren, ob der Patient an der ausgewählten Sitzung teilgenommen hat oder nicht. Löschen lässt sich ein Termin mit dem roten Kreuz in der Mitte. Sie können die Behandlungsreihenfolge der Heilmittel ändern, indem Sie die beiden wechselseitigen grünen Pfeile anklicken. Das letzte Symbol wird benutzt, um die Behandlungen zu trennen. Dies gilt erst für Behandlungen mit mindestens zwei Heilmitteln.


Heilmitteln individuelle Farben zuordnen

Den Heilmitteln können nun auch verschiedene Farben zugewiesen werden. Damit wird eine schnellere Übersicht im Kalender/Terminplaner möglich.

Die Farbanpassungen können je Heilmittel vorgenommen werden.

Dazu wird die Praxis ausgewählt und dann der Button "Heilmittel" angeklickt. Über die Stellschraube "Anpassungen" geht es weiter. Es erscheint ein Fenster mit der Farbauswahl im Kalender. Mit "OK" bestätigen. Dann die entsprechende Heilmittelposition auswählen, verändern und speichern. 


Detailpanel

Das Detailpanel ist eine Zusatzfunktion im Kalender/Terminplaner, die für Übersichtlichkeit in der Terminvergabe sorgt.

Sobald eine Verordnung aufgerufen wurde und der erste Termin feststeht, sind Details dazu abrufbar.

In einem Flyout-Menü können die bereits vergebenen Termine angesehen werden und auch beim Wochenwechsel ist dieses Feature abrufbar.

Das Detailpanel lässt sich für den Planungsprozess auch fixieren. Dafür wird die Pinnnadel oben rechts angeklickt. Auf dem gleichen Weg kann die Feststellung wieder gelöst werden.


Serientermine

Der Kalender bietet bei Vergabe eines Termins die Funktion an, den gleichen Termin automatisiert in x Folgewochen anzulegen. Geeignet ist diese Funktion für Patienten, die immer am gleichen Wochentag, zur gleichen Uhrzeit behandelt werden sollen. Um Zeiten für Dauerpatienten zu reservieren, eignet sich die Funktion "Dauertermine" besser.

An einem Termin im Kalender gibt es über das Kontextmenü die Option "Serientermin anlegen".

Legen Sie dazu die entsprechende Verordnung im Kalender an ( Kalender öffnen -> “Neue Verordnung“), erstellen den Starttermin per Drag & Drop und klicken diesen an. Wählen Sie im Kontextmenü „Serientermine anlegen“ aus und bestätigen Sie im nachfolgenden Dialog die entsprechende Anzahl der Folgetermine.

Terminanlage für Dauerpatienten

Patienten mit langfristigem Heilmittelbedarf werden meist über viele Monate hinweg zu immer denselben Zeiten therapiert. Um die Terminvergabe für diese Fälle möglichst zu vereinfachen und gleichzeitig den Patienten die angestammten Termine freizuhalten, haben wir dieses Feature entwickelt.



1. Wählen Sie eine Therapeutenspalte und die gewünschte Zeit aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Im Kontextmenü ist nun "Dauertermine ohne Verordnung" verfügbar.

2. Im folgenden Dialog wählen Sie den Patienten und das Heilmittel aus. Optional lassen sich auch Doppelbehandlungen (DB) oder Hausebesuche (HB) hinzufügen. Bitte beachten Sie, dass die Pufferzeiten für die Hausbesuche zuerst in den Programmeinstellungen definiert werden muss. Therapeut und Termin lassen sich bei Bedarf ändern. Das Heilmittel definiert zwar die Größe des benötigten Zeitfensters, darf aber trotzdem noch variiert werden, wenn das Rezept vorliegt. Standardmäßig werden Dauertermine für 6 Monate im Voraus mit wöchentlichem Turnus angelegt.

3. Die Darstellung der reservierten Behandlungszeit ist schraffiert, solange noch kein Verordnungsbezug besteht. Per Klick auf einen solchen Termin werden alle reservierten Zeiten des Patienten rechts im Detailpanel aufgelistet. 

Verordnungsbezug herstellen

Auch das ist schnell erledigt. Wechseln Sie dazu in die Verordnungoberfläche und legen Sie eine neue Verordnung an. Wählen Sie den Patienten aus, für den Sie soeben Dauertermine im Kalender reserviert haben. In der Terminauswahl erscheinen alle für diesen Langzeitpatienten verfügbaren Termine. Die ersten freien Termine ab Ausstellungsdatum sind vorausgewählt.


Sperrzeiten und Freitermine

Im Kalender den gewünschten Zeitraum markieren (linke Maustaste halten und ziehen), dann mit der rechten Maustaste auf die blau markierte Fläche klicken. Im sich nun öffnenden Kontextmenü stehen Sperrzeiten und Freitermine zur Auswahl.

Im Beispiel wurde der Therapeutin am Dienstag per Sperrzeit der Vormittag freigehalten und am Mittwoch ein Schulungstermin eingetragen. Mit Sperrzeiten können Zeitblöcke ganz nach Bedarf freigehalten werden, Freitermine können für konkretere Dinge genutzt und individuell beschriftet werden. Zum Löschen die Sperrzeit oder den Freitermin in die Zwischenablage ziehen und diese leeren (rotes Kreuz rechts am Rand der Zwischenablage).

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Therapeuten ein- und ausblenden

Therapeutenauswahl im Terminkalender, Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Podologie, Praxissoftware

Mauszeiger auf die blau hinterlegte Therapeutenliste bewegen, um diese auszuklappen und zu vergrößern. Therapeuten werden per Mausklick aus- und wieder abgewählt. Ausgewählte Therapeuten sind dunkelblau hinterlegt.

Therapeutenauswahl im Terminkalender, Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Podologie, Praxissoftware

Vor- und Nachbereitungszeiten

Bei Bedarf lässt sich die Dauer, die zum Vor- bzw. Nachbereiten einer Therapiesitzung benötigt wird, einstellen und im Kalender abbilden. Speziell für Termine im Hausbesuch haben Sie die Möglichkeit, einen fixen Zeitpuffer für An- und Abfahrt festzulegen. Die Einstellung der Dauer wird in den Programmeinstellungen vorgenommen. Dort ist im Abschnitt „5. Kalender“ ein Zeitwert in Minuten einzutragen. Die gewählte Dauer wird nun nach Start des Kalenders vor bzw. nach allen entsprechenden Therapieterminen als rosa Fläche abgebildet.

Hinzufügen von Vorbereitungszeiten, Nachbereitungszeiten, Terminkalender, Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Podologie, Praxissoftware
Konfiguration Vorbereitungszeiten, Nachbereitungszeiten, Terminkalender, Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Podologie, Praxissoftware

Reservierte Zeiten

In diesem Video sehen Sie, wie im Kalender reservierte (Serien-)Zeiten angelegt werden. 

Reservierte Zeiten können z.B. genutzt werden, um bestimmte wöchentliche Termine für Dauerpatienten freizuhalten.


Arbeitszeiten für Therapeuten

Um einem Therapeuten die gewünschten Arbeitszeiten anzulegen, öffnen Sie bitte den Kalender.

Unter dem Reiter "Arbeitszeiten" können Sie diese anpassen. Es öffnet sich ein Dialogfeld, welches dem eigentlichen Kalender sehr ähnelt. In der oberen linken Ecke können Sie den Therapeuten auswählen, für welchen Sie die Zeiten anpassen wollen. Haben Sie Beschriebenes getan, setzen Sie den Cursor an die gewünschte Anfangsuhrzeit des entsprechenden Tages, halten die linke Maustaste geklickt und ziehen den Cursor bis zu der gewünschten Endzeit auf. Dieses Vorgehen wiederholen Sie nun für die restlichen Wochentage. 

Um die angelegten Zeiten für die folgenden Wochen zu übernehmen, klicken Sie bitte auf "Speichern", gehen mithilfe des "Weiter"-Buttons in die nächste Woche und klicken auf "Anwenden". Somit werden die Arbeitszeiten generell für den ausgwählten Therapeuten übernommen.

Bestätigen Sie die Anlage der Arbeitszeiten nun mit einem Klick auf "OK", übernimmt der Kalender die Zeiten, in dem er alle Bereiche außerhalb der angelegten Zeitintervalle ausgraut.

Diesen Vorgang sehen Sie folgend in Form eines Videos verdeutlicht.


Selbstzahlertermine schnell anlegen und verbuchen

Sie haben einen selbst zahlenden Patienten und möchten seine Behandlung möglichst schnell und einfach abrechnen und verbuchen?

Im Kalender finden Sie den Button "Selbstzahler". Klicken Sie darauf und legen Sie im nachfolgenden Dialog Patient, Therapeut, Termin und Heilmittel fest.

Sobald der Termin eingetragen ist, können Sie mit einem Klick darauf direkt über den Kalender die Zahlung erfassen.

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