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SmartVO Version 2020.1.4 TerMed

Der Oktober bringt einmal mehr Neuerungen und Verbesserungen unserer Praxissoftware mit sich. Allem voran möchten wir das Terminwahl-Tool TerMed vorstellen, mit dem wir in die erste Testphase gehen. Weitere Themen betreffen die henara-App, Ausfallrechnungen, das Vertragswesen im Rehasport und mehr. Außerdem möchten wir nochmals auf unser neues Help Center hinweisen, nachdem dieses im Oktober bereits sehr erfolgreich angenommen wurde.

TerMed

Die Möglichkeit, die Webseite einer Praxis mit dem Terminwahl-Tool TerMed zu verknüpfen, ist gegeben und wurde getestet. In der nächsten Runde wird TerMed nun in „Testpraxen“ ausprobiert. Sobald diese erfolgreich absolviert ist, können teilnehmende Praxen ihre Therapeuten und deren Angebot, welches über TerMed buchbar sein soll, formulieren und auflisten. Das TerMed-Angebot wird dann mit dem Terminplaner von SmartVO verknüpft und synchronisiert. Die Patienten können sich demnach selbst die Behandlung, den Zeitraum und die Therapeutin oder den Therapeuten aussuchen. Sogar das Rezept kann optional als Foto hinzugefügt werden.

Kassenbuch: Rechnungstypenfilter

In der neuen Version gibt es im Kassenbuch auch eine neue Spalte: Rechnungstyp. Dort kann die Praxis bspw. nach privaten Rechnungen filtern.

Ausfallrechnung

Bislang konnten Ausfallrechnungen erst beim Finalisieren/Abrechnen der Verordnung erstellt werden. Die Neuerung ist nun, dass eine Ausfallrechnung unmittelbar nach Fernbleiben des Patienten zur Option steht. Klicken Sie dazu wie beim Erfassen einer Zuzahlung o.ä. auf den Zahlungsbutton und wählen Sie „Ausfallrechnung erstellen“. Hinweis: Bevor eine Ausfallrechnung erstellt werden kann, muss die Verordnung vorliegen und vollständig eingegeben sein.

Mobile App (Android, iOS folgt)

Das Release fand schon vergangenen Montag statt. Hier sind die Neuerungen auf einen Blick:

  • Dokumentation: alle Notizen werden je Patient angezeigt (oben rechts)
  • Befundseite: Feld Besonderheiten nutzen
  • Patient anzeigen: schon einige Anfangsbuchstaben des Vornamens oder Namens reichen aus, um eine Auswahl zu erhalten
  • Reha-Kurse: Unterschriften übers Handy möglich (Testmodus)

Rezeptscan per "F8"

Die Funktion ist nicht ganz neu, wurde aber konzeptionell überarbeitet, so dass sie nun weitaus praxisnäher eingesetzt werden kann.

Das Anlegen von Verordnungen beginnt meist ohne direkt vorliegende Verordnung im Kalender. Sobald das Rezept da ist, kann der unvollständige Entwurf nun in der Verordnungsoberfläche per Scan mit der Taste F8 befüllt werden, sofern ein Arztcode vorhanden ist. Einige Rezeptdaten können weiterhin nur händisch digitalisiert werden, aber der Arztcodescan kann in dieser Form die Arbeit ein Stück weit erleichtern.

Rehasport: Terminabrechnung von Vereinen

Im Vertragsmanagement wurde die Option implementiert, dass neben einer Monatsgebühr der einzelne Kurs abgerechnet werden kann.

Am Beispiel: Die Monatsgebühr beträgt 7 EUR, jede einzelne Kursteilnahme kostet den Patienten 2 EUR pro Teilnahme. Am Ende des Monats wird eine Gesamtrechnung erstellt. Unter der Rubrik “Vertrag” muss eine Vorlage erstellt werden. Die Monatsgebühr von 7 EUR wird als Grundgebühr in der Vertragsvorlage vermerkt. Gebühren, die zusätzlich pro Termin abgerechnet werden sollen, werden als “Zusatzprodukt” angelegt und können durch die Checkbox “Abrechnung pro Termin” aktiviert werden. Hier können auch Steuersätze, die mit in die Berechnung einfließen sollen, hinterlegt werden. In diesem Fenster im Ordner „Information“ sind die AGB einzusetzen, die im Vertrag dargestellt werden sollen. Anschließend kann die Vertragsvorlage dem Patienten über “Verträge” und “Neu” zugewiesen werden. Die Verordnung wird bei Vertragsanlage automatisch erstellt und die Termine können anschließend vergeben werden bzw. kann der Patient in einen Rehasportkurs mit dem Heilmittel “Rehabilitation privat Verein” hinzugefügt werden. Im Vertragslauf muss ein „neuer Vertragslauf“ erstellt werden. Unter „Büro“ kann über „Rechnungen“ folgendes bearbeitet werden:

  • „Drucken“
  • „Zahlung erfassen“
  • „Mahnung erstellen“
  • „Rechnung stornieren“
  • „Lastschrift erzeugen“

Terminplaner: Dauertermine

Die Anzeige von Dauerterminen wurde leicht überarbeitet. Alle zusammenhängenden Dauertermine eines Patienten werden im Detailpanel aufgelistet. Aufgrund von Arbeitszeiten, Urlaub/Krankheit von Therapeuten oder Terminkonflikten nicht wahrnehmbare Termine werden zunächst eingeblendet und kommen dann für die manuelle Terminvergabe in die Zwischenablage.

Termine als Laufzettel per E-Mail an Patienten versenden

Standardmäßig werden Termine per Briefbutton im Detailpanel des Terminplaners versendet. Wenn jedoch alternativ die Funktion „Laufzettel der VO“ dazu genutzt wird, ist die E-Mail-Adresse des Patienten nun vorausgefüllt (sofern hinterlegt).

Neue Heilmittelrichtlinie ab 01.01.2021

Die neuen Geschäftsvorfälle sind bereits für alle Heilmittelerbringer implementiert und die Rezeptvalidierung wurde entsprechend darauf angepasst, ebenso auf die erweiterte Beginnfrist für ab 01.07.2020 ausgestellte Rezepte (28 statt 14 Tage).

Help Center: Supportbutton

Das henara Help Center wurde im letzten Release schon einmal vorgestellt. Nun gibt es eine einfache Verknüpfung zwischen SmartVO und dem Help Center. Unter „Hilfe“ finden Sie den Button „Anfrage Help Center“ mit der direkten Verlinkung ins Browserfenster des Help Centers. Mit der Aktion „Einfügen“ beim Praxisnamen hinterlassen Sie automatisiert alle wichtigen Informationen Ihrer SmartVO-Version und Ihrer Praxis für unseren Kundensupport.

Nutzen Sie die schnelle Kommunikationsmöglichkeit. Der Vorteil ist, dass Sie etliche Zusatzinformationen mitversenden können. Dieses wirksame Tool erleichtert die systematische Bearbeitung Ihrer Fragestellungen.

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