Planung der Arbeitszeit
Mit dem Terminplaner lassen sich jetzt auch Arbeitszeiten für die Therapeuten planen. Legen Sie in Wochenarbeitsplänen fest zu welchen Zeiten Ihre Mitarbeiter therapieren, wann Sie zu Haus- oder Heimbesuchen sind und wann Pausen oder Teamzeiten sind. Was ist Arbeitszeit? Wann kann man die Kollegen buchen? Wann sind die Kollegen "nur" am Tresen?
In wenigen Schritten setzen Sie den Arbeitszeitenplan auf und legen Wochenarbeitspläne fest.
Die Anlage von Wochenplänen ist über den Button Zeitplanung zu erreichen. Dort ist es möglich Pläne anzulegen, welche auf jede Woche oder wahlweise nur auf gerade bzw. ungerade Wochen angewandt werden können.
Oben links im Terminplaner befindet sich eine Liste von angelegten Plänen pro Mitarbeiter (s. linke Abbildung). Über den dort befindlichen Hinzufügen-Button kann ein neuer Plan erstellt und anschließend konfiguriert (s. rechte Abbildung) werden. Sie können entscheiden, ob er auf alle Wochen angewandt wird oder, ob er nur für gerade bzw. ungrade Wochen gilt. Außerdem geben Sie an ab wann der Wochenplan gültig ist und können ihn bei Bedarf befristen. Wird keine Frist angegeben, gilt der Plan unbegrenzt. Abschließend muss ausgewählt werden, ob eine vorhandene Vorlage von Arbeitszeiten verwendet (s. Schritt 4 - Vorlagen nutzen und anpassen) oder eine neue Vorlage erstellt werden soll. Das Erstellen des Wochenplans wird mit einem Klick auf OK beendet.
Der eben erstellte Plan erscheint oben links in einer Liste (s. linke Abbildung). Durch einen Klick auf das Schloss-Symbol neben dem neu erschienenen Listeneintrag (s. linke Abbildung) gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus. Dort können Arbeitszeiten erstellt werden. Klicken Sie dazu auf die gewünschte Startzeit und ziehen Sie den Mauszeiger mit gedrückter Maustaste zur gewünschten Endzeit. Nachdem Sie den Mauszeiger loslassen, erscheint ein Block in dem von Ihnen gewünschten Zeitraum. Vorhandene Arbeitszeit-Blöcke können durch einen Klick auf das X in ihrer oberen rechten Ecke wieder entfernt werden. Es ist außerdem möglich vorhandene Blöcke per Drag&Drop zu verschieben. Der Bearbeitungsmodus der Arbeitszeiten wird mit einem Klick auf Speichern oder Verwerfen beendet.
Individuelle Arbeitszeiten können über den Button Individuell angepasst werden. Die individuelle Arbeitszeitplanung ermöglicht es Ihnen Wochen von Mitarbeitern zu planen, ohne explizit eine Vorlage anzulegen, die über mehrere Wochen gilt. Sie kann außerdem genutzt werden, um geltende Wochenpläne zu überschreiben.
Das Erstellen, Löschen und Verschieben von Arbeitszeiten in der individuellen Planung erfolgt analog zur Arbeitszeitplanung innerhalb eines Wochenplans: Durch das Klicken und Ziehen mit der Maus wird ein Arbeitszeitblock im gewünschten Zeitraum angelegt. Erstellte Blöcke können per Drag&Drop verschoben oder mit einem Klick auf das X wieder gelöscht werden.
Die Arbeitszeitplanung kann mit Hilfe von Kategorien detaillierter und transparenter gestaltet werden. Die Kategorien dienen dazu den Zeitfenstern im Terminplaner eine Beschriftung zuzuweisen. Zeiten, in denen Heimbesuche stattfinden oder die als Tresenzeiten dienen, sind mögliche Beispiele für solche Kategorien.
Am rechten Rand der Arbeitszeitplanung (sowohl Wochen- als auch individuelle Planung) befindet sich eine Liste mit möglichen Kategorien. Die aktuell ausgewählte Kategorie ist dabei rot umrandet. Neue Kategorien können über eine entsprechende Schaltfläche hinzugefügt werden.
Wählen Sie beim Hinzufügen einer neuen Kategorie eine Bezeichnung für diese aus und stellen Sie ein, in welcher Farbe Arbeitszeiten dieser Kategorie im Terminplaner angezeigt werden sollen. Zusätzlich kann festgelegt werden, ob Termine, die in von der Kategorie abgedeckten Zeiten stattfinden, validiert werden sollen. Ist diese Option ausgewählt, erscheint beim Platzieren des Termins in einer solchen Zeit die Nachfrage, ob der Termin wirklich zu dieser Zeit stattfinden soll. Termine können außerdem direkt abgewiesen werden, wenn sie innerhalb der Kategorie platziert werden. Weiterhin ist einstellbar, ob entsprechende Zeiten als Arbeitszeiten oder reservierte Zeiten gelten und, ob der Name der Kategorie im Terminplaner dargestellt werden soll.
Es besteht die Möglichkeit variable Kategorien zu erzeugen. Diese werden nur mit Farben vorkonfiguriert. Eine variable Kategorie kann erst in der Nutzung benannt werden und wird dann nur einmalig angelegt.
Beim Anlegen von Wochenplänen (s. Schritt 1 - Wochenpläne anlegen) können Vorlagen für Arbeitszeitpläne erstellt oder vorhandene Vorlagen genutzt werden. Eine Liste aller erstellten Vorlagen finden Sie, wenn Sie im Arbeitszeitendialog links auf Vorlagen klicken (s. Abbildung). Dort können diese angepasst werden, indem neue Arbeitszeit-Blöcke erstellt oder vorhandene verschoben oder gelöscht werden. Mit einem Doppelklick auf eine Vorlage in der Liste kann hier außerdem ihre Bezeichnung geändert werden.
Besonderheit bei der Anlage neuer Therapeuten mit Arbeitszeiten
Sie haben bereits für den nächsten Monat eine neue Mitarbeiterin angelegt und habe für auch in der Arbeitszeitplanung bereits eine neue, ab nächsten Monat gültige Vorlage hinterlegt? Trotzdem zeigt der TP jetzt schon Arbeitszeiten in ihrer Kalenderspalte an. Warum?
>> In Wochen, in denen keine Vorlage gültig ist, werden automatisch die hinterlegten Praxisöffnungszeiten als Arbeitszeit übernommen. Um dies zu vermeiden, legen Sie eine weitere Vorlage an mit Gültigkeit ab sofort bis Ende des Monats und lassen diese komplett leer.
Arbeitszeitauswertung
Nach der Arbeitszeitplanung kommt die Arbeitszeitauswertung. Mit nur wenigen Schritten können Sie die Arbeitszeit Ihrer Therapeuten auswertbar machen.
Unter Praxis --> Therapeut können Sie die Wochenarbeitszeit Ihrer Therapeuten hinterlegen. Bei der Planung und bei der Abrechnung haben Sie dann immer die Möglichkeit diese Zeit im Blick zu behalten.
Unter Report finden Sie drei Buttons, die Sie bei der Auswertung der Arbeitszeit und der Urlaubstage unterstützen.
Klicken Sie dazu auf
- Urlaub → für die Urlaubsauswertung
- Tage → Arbeitszeitauswertung nach Tagen
- Woche → Arbeitszeitenauswertung nach Wochen
und wählen Sie dann einen Auswertungszeitraum aus.
Mit Hilfe des Reports können Sie die Effektivität der einzelnen Mitarbeiter und des gesamten Teams erkennen. Dabei werden die geplanten Arbeitszeiten ins Verhältnis mit der aktiven Therapiezeit gesetzt.
Zusätzlich erhalten Sie eine Übersicht über die geplante Arbeitszeit und die effektive Arbeitszeit.
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Beim Bild handelt es sich um ein Foto einer Exceltabelle mit Diagrammansicht.