Häufig gestellte Fragen - FAQ

Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu unserem Programm "SmartVO".


Mein Labeldrucker reagiert nicht. Wie drucke ich die QR-Codes aus?

Das kann verschiedene Ursachen haben.

1. Überprüfen Sie bitte Ihre Einstellungen in SmartVO. In der oberen rechten Ecke befindet sich das Zahnradsymbol, mit welchem Sie Zugriff auf die Programmkonfiguration haben. Dort aktivieren Sie unter "Abrechnung" die Schaltfläche "QR-Code automatisch drucken".

2. Öffnet sich bei der Benutzung ein Report in Form eines PDF-Dokuments, sind verschiedene Fehlerursachen denkbar. Möglicherweise ist der Labeldrucker noch nicht installiert oder der falsche Treiber wurde verwendet. Besuchen Sie in beiden Fällen folgende Seite (→Link) und installieren Sie den Drucker gegebenenfalls erneut. Womöglich befindet sich der Labeldrucker nicht in Betrieb bzw. ist ausgeschaltet. Betätigen Sie dafür die Ein-/Ausschalttaste. Leuchtet die LED darüber grün, ist das Gerät betriebsbereit.

3. Eventuell ist der USB-Stecker mit dem falschen Port verbunden. Stecken Sie das Kabel bitte in den USB-Anschluss, der auch während der Installation verwendet wurde. Gelegentlich führt auch ein defektes Verbindungskabel zu einer Störung. Sollte dies der Fall sein, bringt nur ein Austausch des betreffenden Kabels Abhilfe.

Wie ändere ich Patientendaten?

Um die Daten Ihrer Patienten zu ändern, muss das Patientenverzeichnis geöffnet werden. Über "Praxis" → "Patienten" werden Ihnen alle registrierten Patienten Ihrer Praxis angezeigt. Mithilfe der oben gelegenen Suchleiste finden Sie den betreffenden Patienten. Ein Doppelklick auf den gesuchten Eintrag öffnet ein weiteres Fenster, in welchem die Bearbeitung der Personendaten erfolgt.

→ genauere Erklärung im Video

Wie wähle ich einen zweiten ICD-10-Code aus?

Die Auswahl des ersten ICD-10-Codes erfolgt bekanntlich einfach mit "Enter". Der Assistent führt Sie unmittelbar darauf zur Auswahl des zweiten ICD-10-Codes. Hier gibt es einen entscheidenden Unterschied: Es befinden sich nun Auswahlkästchen vor den entsprechenden Codes, die es ermöglichen, sogar mehr als einen zusätzlichen ICD-10-Code auszuwählen. Suchen Sie den für Sie relevanten ICD-10-Code und wählen Sie das dazugehörige Kästchen per Leertaste oder Mausklick aus. Jetzt können Sie mit "Enter" zum nächsten Schritt übergehen.

 → genauere Erklärung im Video

Wie überspringe ich Auswahlmöglichkeiten im Verordnungsassistenten?

Kurz und knapp: "STRG" + "Enter". Sie werden diese Tastenkombination häufig in Verbindung mit dem spätesten Beginn einer Behandlung verwenden.

Wie ändere ich den behandelnden Therapeuten einer Verordnung?

Unten rechts in der Verordnungsoberfläche befindet sich die für die Therapien vorgesehene Kachel. Möchten Sie nun für bereits erfasste Therapietermine den Therapeuten ändern, müssen Sie alle betreffenden Termine per Mausklick auf die entsprechenden Kästchen auswählen. Danach klicken Sie den Button ganz rechts, "Therapeuten ändern", an. Es öffnet sich der Auswahldialog für Therapeuten.

→ genauere Erklärung im Video

Wie drucke ich eine Zuzahlungsquittung oder Empfangsbestätigung?

Im oben befindlichen Menüband der Verordnungsoberfläche befindet sich der Reiter "Druck". Wenn Sie diesen anklicken, öffnet sich ein Fenster, das Ihnen dem Verordnungsstatus entsprechend alle zum Druck bereitstehenden Dokumente auflistet. Die Auswahl des gesuchten Zielobjekts öffnet die Druckvorschau. Mit "Strg+P" oder mit einem Klick auf "Drucken" bzw. "Sofort Drucken" bestätigen Sie Ihre Auswahl schließlich.

→ genauere Erklärung im Video

Wie lese ich eine GKV-Karte ein?

Um die GKV-Karten Ihrer Patienten einzulesen, muss das Patientenverzeichnis geöffnet werden. Über "Praxis" → "Patienten" werden Ihnen alle registrierten Patienten Ihrer Praxis angezeigt. Ist das Verzeichnis geöffnet, können Sie die Karte in das Lesegerät einführen. Mit Betätigung von "F3" erscheint das Bearbeitungsfenster des entsprechenden Patienten. Selbstverständlich können Sie die Daten gegebenenfalls bearbeiten. Bestätigen Sie mit "OK", um den Patienten in Ihr Verzeichnis aufzunehmen.

→ genauere Erklärung im Video

Wie lege ich eine Privatverordnung an?

Um eine Privatverordnung anzulegen, müssen Sie zunächst die Daten des gewünschten Patienten bearbeiten. Sie können im Bearbeitungsfenster unter "Krankenkasse" → "Erweitert" einen weiteren Kostenträger hinterlegen, indem Sie das grüne Plussymbol anklicken. Dort wählen Sie den entsprechenden Krankenkassentyp aus. Legen Sie nun eine neue Verordnung dieses Patienten an, fragt der Assistent Sie zunächst nach dem Geschäftsvorfall. Der zuvor hinzugefügte Kostenträger kann nun auch ausgewählt werden.

→ genauere Erklärung im Video

Wie lege ich Berufsgenossenschafts- bzw. Bundeswehrverordnungen an?

Um eine BG-/BW-Verordnung anzulegen, müssen Sie zunächst die Daten des gewünschten Patienten bearbeiten. Sie können im Bearbeitungsfenster unter "Krankenkasse" → "Erweitert" einen weiteren Kostenträger hinterlegen, indem Sie das grüne Plussymbol anklicken. Dort wählen Sie den entsprechenden Krankenkassentyp aus. Legen Sie nun eine neue Verordnung dieses Patienten an, fragt der Assistent Sie zunächst nach dem Geschäftsvorfall. Der zuvor hinzugefügte Kostenträger kann nun auch ausgewählt werden.

→ genauere Erklärung im Video

Wie bereite ich eine Verordnung für die Abrechnung vor?

Sie sind fertig mit der Bearbeitung einer Verordnung und wollen diese für die Abrechnung finalisieren, wissen aber nicht wie? Ganz einfach: Im Menüband der Verordnungsoberfläche befindet sich der Button "Abrechnen". Diesen klicken Sie an und bestätigen die Sicherheitsabfrage, sofern maximal Warnungen mit geringer Priorität vorliegen. Dasselbe Ergebnis erzielen Sie durch Betätigung der Taste "F12".

Wie ändere ich den Zuzahlungsstatus eines Patienten?

Haben Sie eine Verordnung in SmartVO geöffnet und wollen gern den Zuzahlungsstatus des Patienten ändern? Dieser ist direkt mit der Patientenakte verknüpft. Um diese zu bearbeiten, klicken Sie bitte das Stiftsymbol oben rechts an der Kachel an. Nun können Sie im unteren Abschnitt den Zeitraum der Zuzahlungsbefreiung des Patienten eintragen.

Wie lösche oder bearbeite ich ein Heilmittel/Hausbesuch?

Um ein hinfälliges Heilmittel zu löschen, klicken Sie im Abschnitt Heilmittel auf die betreffende Position. Damit ist diese ausgewählt. Klicken Sie nun das Stiftsymbol oder das Kreuz oben rechts an, um das jeweilige Heilmittel oder den Hausbesuch zu ändern bzw. zu entfernen.

Wie generiere ich aus einem ICD-10-Code eine Diagnose in Textform?

Diese Funktion finden Sie direkt an der Kachel "Daten". Dort befindet sich oben rechts ein Button, der mit einem Klick die entsprechende Diagnose einträgt.

Wie passe ich die Arbeitszeiten der Therapeuten meinem SmartVO-Kalender an?

Um einem Therapeuten die gewünschten Arbeitszeiten anzulegen, öffnen Sie bitte den Kalender.

Unter dem Reiter "Arbeitszeiten" können Sie diese anpassen. Es öffnet sich ein Dialogfeld, welches dem eigentlichen Kalender sehr ähnelt. In der oberen linken Ecke können Sie den Therapeuten auswählen, für welchen Sie die Zeiten anpassen wollen. Haben Sie Beschriebenes getan, setzen Sie den Cursor an die gewünschte Anfangsuhrzeit des entsprechenden Tages, halten die linke Maustaste geklickt und ziehen den Cursor bis zu der gewünschten Endzeit auf. Dieses Vorgehen wiederholen Sie nun für die restlichen Wochentage. 

Um die angelegten Zeiten für die folgenden Wochen zu übernehmen, klicken Sie bitte auf "Speichern", gehen mithilfe des "Weiter"-Buttons in die nächste Woche und klicken auf "Anwenden". Somit werden die Arbeitszeiten generell für den ausgwählten Therapeuten übernommen.

→ Video mit Beschreibung

Wie lege ich Artikel an und verwalte diese?

Um einen Artikel in SmartVO anzulegen, wählen Sie "Praxis" → "Artikel". Klicken Sie nun links oben auf "Neu", es öffnet sich ein Dialogfenster. Hier können Sie das Produkt mit einem Namen versehen, durch eine Beschreibung spezifizieren und den Preis des Produkts inkl. Steuersatz festlegen.

Verkaufen Sie nun eines Ihrer angelegten Produkte, können Sie über die Artikelverwaltung eine "Rechnung erstellen". Sie werden gefragt, ob Sie diese Rechnung mit oder ohne Patientenbezug generieren wollen. Um ein Patientenbezug herstellen zu können, muss sich die entsprechende Person in Ihrem Patientenverzeichnis befinden. (Schauen Sie sich diesbezüglich doch gerne nochmal an, wie Sie eine GKV-Karte einlesen: GKV-Karte einlesen)

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