SmartVO lässt sich in vielen Bereichen konfigurieren. Im folgenden Abschnitt zeigen wir Ihnen, welche Einstellungen des Programms für Sie sinnvoll sein können. Einige Optionen werden Ihnen den Praxisalltag durchaus erleichtern, ob beim Anlegen einer Verordnung oder der Terminvergabe im Kalender.
In den folgenden Rubriken erläutern wir die einzelnen Optionen, die für Ihre Praxis in Frage kommen könnten. Wir bitten Sie, in allen nicht aufgezählten Rubriken der Programmeinstellungen, nichts zu verändern.
Melden Sie sich bei offenen Fragen telefonisch oder per Mail.
Innerhalb der Firmeneinstellungen können Sie alle Felder mit den entsprechenden Daten ausfüllen. Die Art der Firma bleibt in Ihrem Fall immer die "Praxisgruppe".
Die eingetragenen Daten werden für verschiedene Bereiche verwendet, wie z.B. ein Teil Ihrer Kontodaten (Kontoinhaber, IBAN, Bank usw.), welche später auf einer Rechnung erscheinen, insofern Sie diese über SmartVO ausstellen.
Diese Rubrik ist für Sie nur dann von Bedeutung, wenn Sie über eine Praxisgruppe mit mehreren Filialen verfügen oder verschiedene Professionen in Ihrer Praxis vereinen (z.B. Physio und Ergo).
Unter "Standort" können Sie festlegen, ob vor jeder Verordnungsanlage bzw. Terminvergabe die Praxis abgefragt werden soll, in der dies geschehen soll.
Unter "Praxisgruppe" lässt sich einstellen, ob in der Historie im Validierungsbereich nur die Verordnungen der aktuell ausgewählten Praxis oder die der gesamten Praxisgruppe gelistet werden sollen, sofern ein Patient an mehreren Standorten oder in mehreren Professionen behandelt wurde. Dasselbe gilt für das Anzeigen der Rechnungen und der Abrechnungspakete.
Die Anwendungseinstellungen sind für Sie größtenteils irrelevant. Lediglich die Schriftgröße innerhalb aller Auswahlfenster können Sie bei Bedarf Ihren Anforderungen anpassen.
Interessant ist hier ansonsten das Rechnungsnummernformat der Praxisgruppe. Dieses können Sie aber ebenfalls, wie im Kassenbuch/Finanzen beschrieben, unter Praxis/Praxis für jeden einzelnen Standort festlegen, dort auf Wunsch auch für jede Praxis ein eigenes Format.
Die restlichen Einstellungen sollten Sie nicht verändern.
Unter "Verordnung" empfehlen wir Ihnen zwei Änderungen vorzunehmen. Erstens das Aktivieren von "Weitere ICD-10-Codes". Ab sofort wird innerhalb der Rezeptanlage ein zweiter ICD-10-Code abgefragt und Sie müssen diesen nicht separat, nach Anlage des Rezeptes, hinzufügen. So sparen Sie ohne Zweifel einen unnötigen Schritt und verbessern ihre Arbeitszeit.
Die Einstellung "Schnelleingabe der Termine" hingegen ist geschmackssache. Aktiviert man diese nicht, wählt man Therapietermine während der Rezeptanlage in einem kleinen Kalender aus. Aktivieren Sie die Einstellung, geben Sie die Therapiedaten statt in einem Kalender, per Hand ein. Hört sich mühseliger an, ist es nach anfänglicher Übungsphase aber nicht mehr. Ganz im Gegenteil, Sie arbeiten effektiver.
Den Terminplaner "Bei Programmstart öffnen" ist eine grundsätzliche Empfehlung, es sei denn, Sie benutzen den Terminplaner nicht.
Die Einstellung "Passive Heilmittel darstellen" sollten Sie deaktivieren, wenn Sie einen vollst ausgelasteten Kalender mit mehreren Therapeuten führen. Sonst kann es schnell unübersichtlich werden.
Solange Sie sich im Terminplaner maximal 2 praktizierende Therapeuten anzeigen lassen, können Sie diese Einstellung beruhigt aktivieren, das passive Heilmittel wird somit genau so groß dargestellt, wie das Primäre.
NEU: Terminvalidierungen helfen Ihnen, schon bei der Terminvergabe die Heilmittelrichtlinien einzuhalten. So wird bspw. auf Behandlungsunterbrechungen > 14 Tage geprüft. Auch bei Überschreiten der Arbeitszeiten können Sie sich warnen lassen.
Mithilfe der "Terminmarkierungen" können Sie Behandlungstermine im Terminplaner mithilfe von farblichen Markierungen, welche von Ihnen festgelegt wurden, spezifizieren.
Unter Privatrechnung haben Sie die Optionen, den Therapeuten auf der Rechnung anzeigen zu lassen und die Terminliste auf einer separaten Seite der Rechnung anzuhängen.
Entscheiden Sie außerdem, ob die Terminzettel für Ihre Patienten auch abgelaufene Termine enthalten sollen und ob auch Termine aus anderen aktuellen und/oder abgelaufenen Verordnungen der Patienten ausgedruckt werden sollen. Darüber hinaus können Therapeuten und Heilmittel je Termin wahlweise angezeigt oder ausgeblendet werden. Sie haben bei allen vier Optionen die Wahl zwischen immer anzeigen/ausblenden und auf Nachfrage. Bei letzterem erhalten Sie vor jedem Terminzetteldruck einen Auswahldialog.
In der Rubrik "Abrechnung" empfehlen wir, die Einstellung "QR-Code automatisch drucken" grundsätzlich zu aktivieren. Sobald Sie ein Rezept im Programm abrechnen, druckt der Labeldrucker, welchen Sie zwangsläufig bei der Verwendung von SmartVO brauchen, automatisch den für die Abrechnung gebrauchten QR-Code. Sie sparen sich einen Arbeitsschritt.
Die Daten der "Abrechnungsstelle" sind in den meisten Fällen seit Beginn der Programmnutzung vorhanden. Sollte das nicht der Fall sein, ergänzen Sie diese bitte. Rechnen Sie über henara ab, sehen Sie alle relevanten Daten links im Bild.